Hotel Le Marin

Charte de Protection des Données Personnelles des Clients et assimilés

Article 1 - Objet.

La société B.F.P, SARL au capital de 7500 euros Immatriculée au Registre du Commerce de Bordeaux sous le n° 481 606 614 dont le siège social est situé au 18 avenue de l’Océan 33930 Vendays-Montalivet (ci-après désignée comme “la Société”), propose via son site Internet (ci-après désigné comme le “Site internet” et par téléphone des chambres à la location.

Dans le cadre de son activité la Société est amenée à collecter des données personnelles auprès des personnes concernées que sont les prospects et les clients de la Société, envisageant de participer ou participant à un séjour dans une chambre louée par la Société.

Pour les clients, ces données sont nécessaires au traitement de leur réservation, au règlement du prix de la location, à leur accueil dans l’hôtel (avec production d’une pièce d’identité en cours de validité pour chaque client), au dépôt de la caution, au règlement sur place de la taxe de séjour et des éventuels services proposés par l’établissement et à la gestion de leur séjour.

L’éventuel refus d’un client de communiquer ses données personnelles, ou l’une d’entre elles, ou le défaut de pièce d’identité susmentionnée, peut empêcher la Société de traiter la demande de réservation et/ou d’accueillir le client sur le site.

Ces données personnelles sont uniquement destinées aux services internes de la Société, responsable du traitement de ces données, et peuvent être communiquées à ses partenaires et sous-traitants et partenaires dûment mandatés par la Société, tels que l’hébergeur du Site et les prestataires de maintenance informatique, ou à toute autorité légale qui en ferait la demande.

Dans sa démarche de mise en conformité vis-à-vis du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit Règlement Général sur la Protection des Données, ci-après dénommé “le Règlement“, la Société a mis en place les dispositions de la présente Charte relative à la protection des données personnelles des personnes concernées.

Ces dispositions étant susceptibles d’évoluer dans le temps, il convient de se référer à la version la plus récente disponible sur le Site internet.

Article 2 – Collecte et traitement des données personnelles.

Les données personnelles des personnes concernées sont des données collectées par la Société dont principalement les données d’identification, les données présentes sur le Formulaire de Réservation, de création de compte personnel sur le Site, ainsi que les données nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Site.

Ces données sont communiquées directement à la Société, par les personnes concernées, de l’une ou de plusieurs des manières suivantes :

• En naviguant sur le Site Internet.
• En complétant le Formulaire de demande de Réservation du rempli par le Client sur le Site, lequel engage la Société dès l’instant où ce formulaire ou tout document qui en tient lieu, a été expressément accepté par écrit par la Société, (ci-après désigné après acceptation comme le « Formulaire de Réservation ») ; et le cas échéant en effectuant une transaction en ligne.
• En complétant le Formulaire de demande de Réservation en version imprimée, et en communiquant le formulaire complété à la Société par voie postale ou par courriel.
• En appelant par téléphone l’hôtel
• A l’accueil de l’hôtel

Le Formulaire de demande de Réservation du Site internet ou sa version imprimée, rempli par le Client, engage la Société dès l’instant où ce formulaire ou tout document qui en tient lieu, a été expressément accepté par écrit par la Société, et le cas échéant en effectuant une transaction en ligne

Certaines données personnelles peuvent également être communiquées à la Société par un tiers dont les personnes concernées sont les clients ou les ayants droit.

En nous communiquant ces données personnelles, les personnes concernées ou les tiers s’engagent à ce que ces données soient exactes, véridiques, à jour et complètes. La Société ne peut en aucun cas être tenue responsable des erreurs, omissions, imprécisions pouvant être relevées dans les informations fournies.

• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles avec la Société ou au respect d'une obligation légale à laquelle la Société est soumise. C’est le cas de la location de chambres pour les clients. Cela concerne les données d’identification du client pour envoi du contrat, son exécution, puis du questionnaire de satisfaction en fin de séjour, le cas échéant, les informations de carte bancaire du Client.
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée. C’est le cas de la sécurité des personnes concernées pendant leur séjour en cas d’événements affectant le site (alertes météo…). Cela concerne les données numéro téléphone mobile et numéro d’immatriculation du véhicule du client.
• Le traitement est réalisé dans l’intérêt légitime de la Société. C’est le cas de l’envoi aux clients d’informations commerciales sur les offres de la Société. Cela concerne notamment les données adresse postale et adresse l’adresse électronique du Client.

Article 3 – Protection des données personnelles

Pour les différents traitements de données personnelles objets de la présente Charte, la Société :

• Limite l’accès à ces données à ses seuls collaborateurs en charge du traitement.
• Protège ces données par toutes mesures organisationnelles et techniques appropriées.
• détruit ces données   au plus tard en fin d’année civile. Les données de carte de paiement relatives à la transaction à distance conclue dans le cadre du Contrat sont conservées durant le temps strictement nécessaire à la réalisation de la transaction. Il est précisé que, dans le respect des dispositions du Code Monétaire et Financier, le numéro de carte de paiement et la date de validité sont susceptibles d’être conservées pour une durée pouvant aller jusqu’à 15 mois, à des fins de preuve, afin de gérer les éventuelles réclamations des titulaires de carte de paiement.  En outre, toutes données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale ou règlementaire, peuvent faire l’objet d’une politique d’archivage, et être conservées à cette fin conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 4 – Exercice des droits des personnes concernées

Les dispositions ci-dessous sont prises par la Société dans le but de permettre aux personnes concernées par la présente Charte, conformément au Règlement, d’exercer leurs droits sur leurs données personnelles (droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité, droit d’opposition).

Pour exercer une demande concernant l’un ou l’autre de ces droits, la personne concernée est invitée à s’adresser à la Société, responsable des traitements objets de la présente Charte :

• Soit par voie postale à l’adresse : Hôtel LE MARIN, SARL B.F.P 18 avenue de l’Océan 33930 Vendays-Montalivet
• soit par courriel à l’adresse info@hotellemarin.com
• en indiquant ses prénom, nom, adresse postale, si possible numéro de téléphone, fixe ou mobile, et si possible adresse électronique où elle pourra être jointe, si nécessaire, notamment dans le but de clarifier sa demande;
• en précisant le ou les droits dont la personne concernée demande l’application
• en joignant une copie recto/verso de sa carte nationale d’identité ou une copie de son passeport.

La Société, accusera réception de la demande, y répondra dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande sauf circonstances particulières prévues par le Règlement où ce délai peut être porté à deux mois.

En outre, toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle pour la France, par les moyens indiqués à l’URL https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Dernière mise à jour le 30 mars 2020